Gemeente Heerenveen: Uitgaande versie van Subsidievolgsysteem leidt tot louter positieve reacties

Waar gemeenten verschillende provinciale, nationale en Europese subsidies aanvragen, verstrekken zij ook subsidies binnen de gemeenten. Verenigingen en stichtingen die actief zijn op bijvoorbeeld het gebied van sport of cultuur kunnen die onder bepaalde voorwaarden aanvragen bij gemeentes zoals Heerenveen. Lange tijd gebeurde dat nog heel conventioneel, waarbij de aanvragen fysiek ingeleverd moesten worden en het subsidieregister werd bijgehouden in Excel. De in 2020 ontwikkelde uitgaande module van het Subsidievolgsysteem (SVS) maakt dat het allemaal veel efficiënter gebeurt.

Bovenuit
Dit merken ze ook bij de gemeente Heerenveen, vertelt informatiemanager Roland Kielema. Hij kreeg begin 2021 het verzoek – bij de implementatie van een nieuw systeem – om de aanvraagmogelijkheden voor subsidies bij de gemeente te verbeteren. Zo kwam via een aanbesteding uit bij de uitgaande module van het SVS. “We hebben voorafgaand eerst intern een pakket van eisen opgesteld en zijn daarna via een aanbesteding op zoek gegaan naar een partij die ons een passend systeem kon leveren en ons zou begeleiden bij de ingebruikname. Zo kwamen we bij Ignite Group en Gilde-BT-software terecht. Die sprongen er meteen bovenuit, gezien hun kennis en ervaring met subsidieprocessen.” Uit de aanbesteding kwam Ignite Group als beste naar voren, aldus Roland. “Vanwege de kwaliteit van hun systeem, omdat het onderscheidend en gebruiksvriendelijk is en voldoet aan alle huidige eisen.”

Stap voor stap
Al snel volgde een nadere kennismaking. “In vanwege corona niet de gemakkelijkste periode om een systeem te implementeren in een organisatie, gebeurde dat digitaal. Dat heeft echter nooit een nadelige invloed gehad op het proces.” Grootste uitdaging was volgens Roland dat Heereveen nooit eerder een subsidiesysteem had gewerkt en dat het op dat gebied daarom ontbrak aan duidelijke wensen en eisen. “Gelukkig hebben Ignite Group en Gilde-BT vaker met dat bijltje gehakt. We zijn aan de hand van een aantal sessies stap voor stap te werk gegaan. Daarbij stelden de mensen van Ignite Group en Gilde-BT steeds de juiste, kritische vragen. Vragen waardoor wij aan het denken werden gezet hoe het zo efficiënt mogelijk in te vullen. Dat hebben zij vervolgens vertaald naar het systeem. Waarbij duidelijk werd uitgelegd wat wel en wat niet mogelijk was.”

Fasering
Roland geeft aan dat zijn collega’s en hij de contacten als heel prettig hebben ervaren. Eerst waren de overleggen om de twee weken, later om de drie weken. Wanneer nodig werd er één op één overlegd. Ook was er regelmatig mailverkeer. “Dat verliep soepel en adequaat. Er werd snel op vragen of verzoeken gereageerd.” Het systeem, zegt hij, is inmiddels geïmplementeerd. “We hebben bewust voor een fasering gekozen, vanwege de zorgvuldigheid. Zo is de eerste fase gebruikt voor het indienen van aanvragen. In fase twee zijn die aanvragen intern in behandeling genomen. De derde fase is die van het uitbetalen. Bovendien hebben we in de opstartfase een onderscheid gemaakt tussen jaarlijkse en eenmalige subsidies.”

Klus geklaard
De reacties op de uitgaande module van het SVS zijn volgens Roland eensluidend. “Die zijn louter positief. Zowel van de gebruikers als van de gemeentemedewerkers. Het gemak, de efficiëntie, het overzicht. Voorheen was zo’n aanvraag heel bewerkelijk en was er lang niet altijd een goed overzicht. Nu zie je duidelijk in welke fase een aanvraag zich bevindt en welke stappen moeten worden genomen. We stonden voor een hele klus, maar mede dankzij het meedenken en de flexibiliteit van Ignite Group en Gilde-BT is die zonder problemen geklaard.”