Subsidieverantwoording ingebouwd vanaf dag één

Meer dan de meeste mensen verwachten. De subsidietoekenning is niet de finish. Als op die manier wordt gedacht kan veel subsidiegeld verloren gaan.

Veel klanten schakelen ons in naast hun bestaande adviseurs. Het verschil zit ‘m in de specialisatie: wij volgen duizenden subsidieregelingen, fiscale regelingen en andere vormen van financiering en gebruiken al deze kennis om te komen tot een afgestemde mix in plaats van een serie losse subsidieaanvragen. Verder begeleiden wij de gehele projectcyclus tot en met de controle. Dit zijn dingen die een accountant of belastingadviseur doorgaans niet kan.

Elke gedeclareerde kostenpost is later eenduidig toe te rekenen aan een goedgekeurde kostenpost, een projectperiode en het bestedingsdoel, met bijpassende stukken en urenregistratie. Doorlopend tijdens de uitvoering, niet via reparatie achteraf.

Controle kan tijdens de looptijd plaatsvinden, bij langer lopende projecten soms wel elk half jaar. Daarnaast vrijwel altijd bij de eindverantwoording.
Terugvordering dreigt vooral wanneer middelen niet volgens het bestedingsdoel zijn besteed, voorwaarden niet zijn nagekomen of bewijsstukken ontbreken.

Dat hangt af van de regeling en de beschikking. Stukken, contracten, aanbestedingsdossiers en projectdocumentatie moeten vaak nog meerdere jaren na de eindverantwoording beschikbaar blijven. Fiscale of regelingspecifieke eisen kunnen langere termijnen voorschrijven. Leidend is altijd de beschikking zelf.

Nee, hoe eerder wij instappen, hoe minder er moet worden hersteld. Ook halverwege de looptijd is de documentatie opnieuw op te zetten.

Meestal drie partijen: het projectteam voor inhoud en urenregistratie, de financiële administratie voor stukken en kostentoerekening, en de directie voor wijzigingen in het project. De afstemming tussen die drie is precies het gat dat wij vullen.