Gemeente Dordrecht: “Subsidies Slim Beheerd: Hoe Dordrecht efficiëntie vond in digitalisatie”

Een voorbeeld van een orgaan waar veel trajecten, projecten maar ook subsidiestromen lopen is een gemeente. Van inkomende subsidies tot het verstreken hiervan. Het bijhouden van administratie en de algehele planning van de vele projecten en subsidietrajecten kan zonder digitalisering een zeer tijdrovend karwei zijn. Dit werd ook opgemerkt door Ronald Bosua, Senior Adviseur inkomende subsidies bij de gemeente Dordrecht. Zijn rol veranderde intern rond 2019 langzaamaan van project controller tot subsidie coördinator.

Van project controller naar subsidie coördinator
“Ze vroegen mij bij de gemeente wat er moest gebeuren om meer gebruik te kunnen maken van subsidiemogelijkheden want we lieten te veel subsidiekansen liggen, toen heb ik aangegeven dat we het beste iemand als specialist konden aanstellen en dat ik er wel oren naar had om dit zelf te gaan doen”, vertelt Ronald. “Het is natuurlijk leuk dat je kan aanvragen, maar het begint pas echt op het moment dat je een toekenning hebt gekregen. Uiteindelijk moet je je project ook realiseren en ervoor zorgen dat je de verantwoording daarbij goed doet. Vandaar dat ik daar een centrale rol in wilde spelen,” vertelt hij verder.

Van Excel naar SVS-IN
Om meer wegwijs te worden in de subsidiewereld volgde Ronald enkele trainingen. Onder andere een training “subsidie coördinator” bij Ignite Group. Ook gegadigden van andere gemeentes waren hierbij aanwezig waardoor Ronald via via hoorde dat sommigen van hen gebruik maakten van SVS-IN, het webbased subsidiemanagement portal van Ignite Group. Met deze digitale tool krijg je grip op het totale proces van inkomende subsidies. “In eerste instantie was mijn plan om de subsidiestromen allemaal in Excel bij te houden, maar ik merkte dat er toch echt wat robuuster nodig was dan dat. Ik zocht eigenlijk iets wat niet alleen kon rapporteren maar ook de projectmanager ontzorgt. Toen ik tijdens de training hoorde van een digital pakket wat inkomende subsidies kon beheren was ik meteen enthousiast.”

Van visie naar enthousiasme
Op de vraag waarom Ronald meteen zo enthousiast was start hij zijn mooie positieve betoog: “Het grootste voordeel is dat het SVS-in pakket inmiddels een bewezen en volledig uitgekristalliseerde digitale dienst is voor veel gemeentes. Om deze reden was het ook mogelijk om het SVS-IN pakket binnen een maand te implementeren, ja dat ging echt snel. Ik heb op voorhand ook andere, vergelijkbare producten bekeken maar die kwamen bij lange na niet in de buurt qua mogelijkheden van deze tool. Het is gewoon echt een specialistische subsidietool, die intuïtief en gebruiksvriendelijk werkt voor al onze vakgenoten. Het zorgt voor goede rapportages, geeft meldingen wanneer er iets in gang gezet moet worden en ook het toevoegen van bijvoorbeeld dossiers werkt ideaal,” sluit Ronald af.

Van 25 naar 179 lopende projecten
Een combinatie van de implementatie van SVS-IN en de enthousiaste, gemotiveerde houding van Ronald en collega’s heeft er inmiddels voor gezorgd dat de gemeente veel meer projecten draait. Waar het in 2019 zo’n vijfentwintig projecten waren, momenteel zijn er maar liefst  honderdnegenenzeventig die bij worden gehouden en beheerd met SVS-IN. “Met dit soort getallen is het eigenlijk een no-brainer geworden om subsidietrajecten centraal te coördineren en te registreren”, zegt Ronald. “Het moet ook wel, want bij gemeentes draait het toch ook steeds meer om subsidies dan om structureel geld.”

Van het heden naar de toekomst
Gevraagd over de samenwerking met Ignite Group geeft Ronald aan dat hij uitkijkt naar de eerstvolgende kennisdag. “Na de kennisdag van vorig jaar zeiden we al tegen elkaar, dit gaan we zeker herhalen. Erg fijn om vakgenoten over het hele land samen te brengen om over diverse kansen te praten. Met dank aan Ignite Group was dit een mooie inspirerende dag. We zien dan ook uit naar de volgende, om gezamenlijk de volgende stappen te zetten,” sluit Ronald af.