Een sterk WBSO-project? Dat begint met het opzetten van een goede projectadministratie!
Wanneer je als bedrijf WBSO aanvraagt voor R&D-activiteiten, sta je niet meteen stil bij de projectadministratie die je moet uitvoeren. Al is dit eigenlijk het eerste waar je mee moet beginnen zodra je start met de subsidieaanvraag. Wanneer de administratie namelijk niet vanaf het begin goed staat, haal je minder uit de WBSO en loop je een risico bij de controle van subsidieverstrekker RVO. Het is daarom raadzaam een specialist in te schakelen voor deze klus. IT-subsidieadviseur Barkev Nazarian van Ignite Group licht toe:
,,Veel bedrijven krijgen in deze periode te maken met controlebezoeken van de RVO. Tijdens die controles blijkt glashelder hoe belangrijk een goede administratie is. De RVO kan alleen een project goed beoordelen wanneer er een overzichtelijke administratie is, waarin de aard, omvang, inhoud en voortgang van alle S&O-activiteiten goed zijn vastgelegd. En dit is soms een complexe taak. Er moet rekening worden gehouden met soms meerdere (kleine) projecten die samen komen in één aanvraag, de invulling van de aard en omvang van het werk, verschillende systemen en de betrokken projectteams. Het vereist een gestructureerde aanpak en de juiste tooling om dit zo goed mogelijk te doen en aannemelijk te maken voor de subsidieverstrekker.’’
Uren en kosten labelen vanaf de start van het project
Nazarian vult aan: ,,Om alle onderdelen van de WBSO-aanvraag goed te laten terugkomen in de projectadministratie, is het zaak van meet af aan uren en kosten goed te labelen en al het onderbouwende documentatie te archiveren, en ook te labelen. Met name wanneer er sprake is van meerdere verschillende activiteiten die in één project worden gevat, kan dit complex zijn. Vaak vinden ondernemers dit zelf heel lastig, en in elk geval heel tijdrovend. Ook hebben ze niet altijd de juiste software of tools voor handen.’’
Hoe kan Ignite Group helpen bij het neerzetten van een optimale WBSO-aanvraag en projectadministratie?
Nazarian: ,,Wij zijn gespecialiseerd in het herkennen van innovatieve werkzaamheden en de gemene deler tussen projecten. Hierdoor kunnen we deze comprimeren tot één aanvraag. Vervolgens definiëren we de aard en omvang van de S&O-werkzaamheden dusdanig dat een maximale subsidieopbrengst wordt gegarandeerd en nemen we deze ook vanaf de start van het project mee in de administratie. Hierdoor loopt de ondernemer geen euro subsidie mis en kan hij alle uren en kosten van meet af aan verantwoorden en aantonen tijdens controles wanneer de subsidieverstrekker hierom vraagt. Dat betekent in de praktijk een hele zorg minder, want wanneer de administratie niet klopt, loop je het risico een deel van de subsidie terug te moeten betalen, eventueel aangevuld met een boete.’’
Onderscheidende aanpak, ondersteuning op projectmanagementniveau
Ignite Group heeft niet alleen de kennis in huis om complexe projectadministraties zo op te zetten dat de uitvoering eenvoudig is, maar beschikt ook over unieke software om alle gelabelde uren en activiteiten in te verwerken. ,,Wij onderscheiden ons in de markt met onze aanpak. Dit horen wij ook terug van klanten. Zij halen meer uit de WBSO en hebben daarnaast maximaal inzicht in de voortgang van hun projecten. We ondersteunen dus op projectmanagementniveau’’, aldus Nazarian.
