Hoe voorkom je een RVO-vragenbrief over jouw WBSO-aanvraag?
Wanneer je een WBSO-aanvraag indient, hoop je natuurlijk dat je verzoek om subsidie meteen wordt gehonoreerd. Dit is niet altijd het geval. Je kunt namelijk een vragenbrief ontvangen van de RVO. Een vragenbrief zorgt er voor dat je gemiddeld een maand later een WBSO-beschikking ontvangt en dus later de cashflow van de ingediende projecten op gang krijgt. Bovendien moet je in dat geval ook op twee momenten medewerkers om input vragen en van het werk houden. Dit wil je liever voorkomen, maar hoe?
Hoe voorkom je een WBSO-vragenbrief?
Je kunt de kans op een vragenbrief verkleinen door ervoor te zorgen dat je aanvraag staat als een huis, zodat er simpelweg weinig ruimte voor vragen is. Dit doe je door:
- vooraf te bedenken, welke vragen je aanvraag op kan roepen en deze op voorhand te tackelen.
- elke zin die je opschrijft to-the-point te formuleren.
- in de projectomschrijving de focus te leggen op de nieuwheid en technische innovativiteit van het project (wat maakt dit project innovatief?).
- aannemelijk te maken dat de beschreven problematiek en de inspanning die daaraan worden gekoppeld in verhouding zijn: voor elke ontwikkeling moet zichtbaar zijn waarom deze zoveel uren kost.
Veelvoorkomende fouten
Hoewel de bovenstaande punten logisch lijken, zien onze WBSO-consultants in de praktijk dat aanvragen vaak te basaal worden opgesteld. Naast het niet nastreven van de bovenstaande elementen, komen zij vaak de volgende fouten vaak tegen:
- de aanvraag bevat een te uitgebreide inleiding waarin eerst uitvoerig de maatschappelijke context en relevantie worden geschetst, terwijl de RVO liever meteen een spot-on beschrijving van het project dat wordt uitgevoerd, leest.
- er wordt bij samenwerkingsprojecten te veel de nadruk gelegd op de samenwerkingscomponent in plaats van op de innovatiecomponent.
- de rol van een eventuele samenwerkingspartner wordt te veel benadrukt, waardoor de vraag reist wat nu eigenlijk de rol van de aanvrager zelf is.
Ontvang je toch een vragenbrief nadat je jouw WBSO-aanvraag hebt ingediend?
Krijg je ondanks een zo scherp mogelijke aanvraag toch een vragenbrief, dan is het zaak goed te lezen wat RVO nu precies wil weten en hier ook exact antwoord op te geven. Neem hiervoor ook contact op met RVO om alles af te stemmen en elk misverstand uit de weg te ruimen. Zo voorkom je namelijk ook dat je bedrijf later geconfronteerd wordt met bepaalde voorwaarden in een beschikking die het project mogelijk minder aantrekkelijk maken of waarin je in de projectadministratie geen rekening hebt gehouden.
Hulp nodig bij het beantwoorden van je vragenbrief?
Het behandelen van een vragenbrief is een specialistisch klusje. Je moet echt even goed opletten dat je krachtige en spot-on antwoorden formuleert, maar niet afdwaalt van je projectdoelen. Vragen over opgevoerde kosten kunnen lastig zijn, en je wilt wel het maximale uit de subsidie halen. Heb je geen tijd voor het beantwoorden van de vragenbrief of twijfel je eraan of het gaat lukken om dit op een goede manier te doen? Ignite Group heeft WBSO-specialisten in huis die je kunnen helpen. Zij hebben veel ervaring met vragenbrieven en weten precies hoe hiermee om te gaan. Ook kunnen zij contact opnemen met de RVO om af te stemmen.
