Subsidie wordt zekergesteld in de uitvoering, niet in de aanvraag

Elke gedeclareerde kostenpost kan later eenduidig worden toegewezen aan een goedgekeurde kostenpost, een projectperiode en het gesubsidieerde doel, met bijbehorende documenten, urenregistraties en onderbouwing. Doorlopend tijdens de uitvoering, niet door achteraf te reconstrueren.

Meer dan de meeste teams verwachten, doorgaans een aanzienlijk deel van de subsidiewaarde. De toekenning is niet de finish, en wie haar zo behandelt, verliest daar het grootste deel van die waarde.

Controles kunnen routinematig zijn, onderdeel zijn van de eindrapportage, of later worden uitgevoerd door de subsidieverstrekker of controlerende instanties. Bij langere projecten zijn tussentijdse controles tijdens de subsidieperiode gebruikelijk.

Terugvordering ligt het meest voor de hand wanneer middelen niet voor het beoogde doel zijn gebruikt, voorwaarden niet zijn nageleefd of onderbouwing ontbreekt.

Niet als de declaratie standhoudt, en dat is precies het doel van een controleproof structuur. Een goed gedocumenteerde, correct geclassificeerde declaratie maakt van een controle een bevestiging in plaats van een bedreiging.

Dat hangt af van het programma, de beschikking en de geldende bepalingen. De bewaartermijn loopt vaak meerdere jaren door na het indienen of de controle van de eindrapportage. De beschikking is altijd de leidende bron.

Nee. Hoe eerder wij betrokken zijn, hoe minder er gereconstrueerd hoeft te worden, maar de documentatie kan ook halverwege een project opnieuw worden ingericht. Waar het om gaat, is dat kosten, wijzigingen en documenten vanaf dat moment doorlopend worden vastgelegd.

Programmaregels en controlepraktijk veranderen, en het bijhouden van die veranderingen en tijdig bijsturen hoort bij het beheren van een subsidieportfolio. Wij bewaken de voorwaarden van elk programma waarin u deelneemt, zodat een regelwijziging iets is dat wij beheersen en niet iets dat u overvalt.

Meestal drie functies: het projectteam voor de inhoud en urenregistratie, finance voor documenten en kostentoerekening, en het management voor wijzigingen in het project. Die drie coördineren is wat wij doen.

Zo weinig mogelijk. Wij nemen de documentatie, het bewaken van verplichtingen en de voorbereiding op controles over, en wij leggen duidelijke rollen vast, zodat het proces niet afhangt van één persoon. Uw team levert de inhoud van het werk aan, wij zorgen voor de discipline eromheen.

Veel klanten komen bij ons naast hun bestaande adviseurs. Het verschil zit in onze specialisatie: wij begrijpen hoe subsidieprogramma’s werken, en wij begeleiden de volledige levenscyclus tot en met de controle.