Een WBSO audit wordt uitgevoerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Een controle vindt altijd vooraf aangekondigd en steekproefsgewijs plaats. De audit kan zowel op afstand worden uitgevoerd als via een bedrijfsbezoek, maar in de meeste gevallen komt er een adviseur van de RVO bij je langs. Bij de WBSO audit is de S&O administratie van groot belang. Tijdens de audit wordt er gekeken naar de realisatiemededeling die er eerder is ingediend en gegevens van de Belastingdienst.
Twee typen controles
Het is belangrijk dat uit de WBSO administratie herleid kan worden hoe je tot de gemelde realisatie bent gekomen. Een WBSO audit kan vooral gericht zijn op de administratie of er wordt getoetst of de ontwikkeling die in de aanvraag is aangegeven daadwerkelijk plaatsvindt. Het tweede type is de meest voorkomende en wordt uitgevoerd door een technisch inhoudelijke adviseur van RVO.
Hoe werkt een WBSO audit?
Bij een WBSO audit kijkt een inspecteur naar drie zaken:
1. Is het project daadwerkelijk uitgevoerd?
2. Voldoet de onderneming aan de wettelijke eisen?
3. Is de financiële administratie goed op orde?
Drie tips van consultant Mark van Dijk
In vrijwel alle gevallen komen onze klanten probleemloos door de WBSO audit heen. Toch zijn er enkele administratiefoutjes die je eenvoudig kunt voorkomen. Consultant Mark van Dijk licht de drie meest voorkomende toe.
- Zorg dat de uren van de juiste personen worden geregistreerd.
Een belangrijke voorwaarde in de urenregistratie is dat de personen op de loonlijst een echte dienstbetrekking hebben: alleen technisch onderlegd personeel mag meegenomen worden in de urenregistratie. De uren van stagiaires kun je hier niet in meenemen.
- Vermeld de juiste medewerkers op de loonlijst
Daarnaast is het belangrijk dat de medewerkers die in de BSN-melding staan, ook daadwerkelijk zijn terug te vinden in de urenregistratie. Indien er medewerkers zijn waarvan het BSN-nummer is gemeld, maar er geen uren zijn geregistreerd, dan gaat er bij de RVO een belletje rinkelen.
- Maak de administratie sluitend
De RVO wil niet alleen weten welke medewerker ergens een bepaald aantal uur aan heeft gewerkt, ook moet duidelijk zijn dat deze medewerkers bijdragen aan de voortgang van het WBSO project. Geef daarom per persoon, per dag aan wat de werkzaamheden zijn. Hierbij is bewijslast zoals notulen, verslagen, e-mails, prototypes, berekeningen, backups van software of proof of concepts van belang.
Maximaal voordeel bij zelf aanvragen?
Vraag gratis een second-opinion aan!
Maak je gebruik van de WBSO, maar denk je dat er meer voordeel te behalen is? Je WBSO aanvraag optimaliseren kan leiden tot aanzienlijk meer voordeel. Laat je WBSO project kosteloos reviewen door een onze WBSO expert Robert van Loon. Wat kun je van ons verwachten bij een WBSO second-opinion?
- Na het inzien van jouw project, sturen wij jou concrete tips waarmee je direct aan de slag kan
- Een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek
- Expertise in WBSO én overige financieringsvormen
