Gemeente Rijswijk: Efficiënt subsidiebeheer in een groeiende gemeente

De uitdaging

De gemeente Rijswijk heeft de afgelopen tien jaar een snelle groei doorgemaakt, van 50.000 naar meer dan 60.000 inwoners. Dit heeft geleid tot een forse uitbreiding van nieuwe wijken en de transformatie van leegstaande kantoorpanden naar woningen. Met deze groei kwamen er ook flinke projecten op het bord van de gemeente, waarvoor subsidies van zowel het Rijk als de provincies van belang waren. Ook de komende jaren staan er nog grote projecten gepland. “Het aanvragen van subsidies voor grootschalige projecten betekent dat je te maken krijgt met aanzienlijke financiële risico’s als je niet aan de voorwaarden voldoet,” vertelt Bernard de Wit, senior adviseur bij de gemeente Rijswijk. “Het is daarom essentieel om het proces van subsidieaanvragen goed in de organisatie te vastleggen.”

De oplossing

De samenwerking met Ignite Group begon met een uitgebreide subsidiescan. “Ignite Group heeft onze begroting geanalyseerd en een overzichtelijk document opgesteld waarin de mogelijke subsidies voor onze projecten in kaart werden gebracht,” legt De Wit uit. Dit zorgde voor meer bewustwording binnen de gemeente over de kansen die beschikbaar waren via subsidies.

Na de subsidiescan werd een projectgroep gevormd binnen de gemeente, bestaande uit acht tot negen medewerkers uit verschillende disciplines. Met de expertise van Ignite Group werd het subsidieproces verder geoptimaliseerd. “Ignite Group heeft ons ondersteund met een blauwdruk voor een procesbeschrijving, die we vervolgens hebben aangepast aan de specifieke behoeften en structuur van de gemeente Rijswijk,” aldus De Wit.

Het resultaat

De projectgroep werkt momenteel aan de implementatie van de beschreven processen en rollen. Daarbij komen ook de subsidiedatabse en het subsidievolgsysteem beschikbaar. “We verwachten tegen het einde van 2024 dat het proces volledig operationeel is en dat iedereen precies weet wat hij of zij moet doen,” zegt De Wit. “Vanaf 2025 kunnen we het proces soepel laten draaien zodat we subsidiemogelijkheden optimaal gaan benutten en zorgen voor de tijdige en correcte verantwoording van subsidies.”

Daarnaast is de samenwerking met Ignite Group volgens De Wit zeer positief verlopen. “Wat ons vooral opviel, is dat als er iets werd afgesproken, het ook daadwerkelijk werd uitgevoerd, en dat met een goed begrip van onze organisatie. Ignite Group denkt goed mee en is betrouwbaar in hun afspraken en het leveren van het juiste product.”

Toekomstige stappen

Het komende jaar zal de focus liggen op de verdere bewustwording binnen de organisatie en het verbeteren van de toegankelijkheid van het subsidieproces. De Wit: “Het is belangrijk dat bij elk nieuw project bewust wordt stilgestaan bij subsidiemogelijkheden. We zorgen met de aanstelling van een subsidiecoördinator ervoor dat iedereen binnen het proces de juiste stappen blijft nemen.”