AI note-taking

Waarom gebruiken we AI note-taking?

Bij Ignite Group streven we ernaar onze dienstverlening continu te verbeteren. Door gebruik te maken van AI-ondersteunde notitietools kunnen we gesprekken beter vastleggen, belangrijke informatie sneller terugvinden en onze expertise nog effectiever inzetten voor uw projecten. Dit stelt ons in staat om u nog beter van dienst te zijn en samen uw doelen te realiseren.

Onze aanpak: transparant en veilig

We geloven in volledige transparantie over hoe we technologie inzetten. Onze AI note-taking tool wordt alleen gebruikt tijdens gesprekken waar dit vooraf is aangekondigd. Deelnemers kunnen altijd kiezen om niet deel te nemen aan opgenomen gesprekken.

Wat gebeurt er met uw gegevens?

• Dossiervorming: Opnames en transcripties helpen ons een compleet beeld te krijgen van besproken onderwerpen
• Kennisdeling: We kunnen expertise en inzichten beter delen binnen ons team om u optimaal te ondersteunen
• Vervolgacties: Belangrijke afspraken en actiepunten worden nauwkeurig vastgelegd en opgevolgd

Beveiliging en privacy

Uw privacy staat voorop. We hebben onze technische partners zorgvuldig geselecteerd op basis van strikte veiligheidsnormen:

• GDPR-compliant: Volledige naleving van Europese privacywetgeving
• ISO en SOC2 gecertificeerd: Industry best practices voor databeveiliging
• HIPAA-standaarden: Extra bescherming voor gevoelige informatie
• EU-dataopslag: Uw gegevens blijven binnen Europa

Gebruik van AI-technologie

Voor het verwerken van gesprekken maken we gebruik van geavanceerde AI-modellen van gerenommeerde leveranciers zoals Anthropic en OpenAI. Belangrijk om te weten:

• Uw gespreksinhoud wordt niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen
• Er is geen dataretentie bij externe AI-leveranciers
• Verwerking gebeurt volgens strikte beveiligingsprotocollen

Uw rechten

Toegang tot uw gegevens

U heeft altijd recht op inzage in transcripties, opnames of samenvattingen van gesprekken waarbij u aanwezig was. Neem hiervoor contact met ons op.

Bewaarperiode

We bewaren gespreksgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en wettelijke verplichtingen. De standaard bewaarperiode is 180 dagen

Recht om vergeten te worden

Wilt u dat uw gegevens worden verwijderd? Stuur dan een verzoek naar [email protected]. We behandelen uw verzoek binnen 30 dagen conform GDPR-richtlijnen.

Externe verwerkers

We werken samen met zorgvuldig geselecteerde partners die voldoen aan onze hoge veiligheidseisen:

• Fireflies.ai: Voor opname en transcriptie van gesprekken
• Anthropic/OpenAI: Voor AI-gestuurde analyse en samenvatting
• EU-gebaseerde cloudproviders: Voor veilige opslag van gegevens

Alle partners hebben Data Processing Agreements (DPA’s), Non-Disclosure Agreements (NDAs) en Business Associate Agreements (BAAs) ondertekend en voldoen aan GDPR-vereisten.

Vragen of bezwaren?

Heeft u vragen over ons gebruik van AI note-taking of wilt u bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens? Neem contact op met onze privacy officer:

E-mail: [email protected] 
Telefoon: +31 (0)88 – 2020400